Au Centre de neuropsychologie et de counseling de l’ouest–de–l’Île, nous nous engageons à respecter et à protéger la vie privée de tous nos clients. Il est important pour nous de préserver la confidentialité des informations personnels de nos clients tout en adhérant aux normes juridiques qui régissent les professionnels de la santé mentale.

En tant que prestataires de services de santé mentale, nous obtenons des informations personnelles directement des clients ou des clients potentiels, ou des personnes agissant en leur nom. Ces informations comprennent généralement le nom du client, ses coordonnées et les raisons pour lesquelles il demande nos services. Elles sont partagées exclusivement avec le personnel administratif autorisé et les membres de notre équipe susceptibles de fournir les services demandés.

Outre les informations fournies lors de l’accueil et dans le formulaire de consentement au traitement, nos cliniciens prendront des notes sur les progrès réalisés, et dans certains cas, rédigeront des rapports d’évaluation, tout au long du traitement. Tous les dossiers des clients, y compris les notes thérapeutiques ou cliniques, sont conservés dans un système de stockage électronique ou dans des classeurs verrouillés, selon la préférence du clinicien, et toujours conformément aux normes de l’ordre des professionnels de la santé mentale. Les dossiers ne sont mis à la disposition que des personnes qui doivent y avoir accès. Le cas échéant, le formulaire d’autorisation de carte de crédit du client est également conservé électroniquement, la majeure partie du numéro de carte étant masquée. De plus, les informations de la carte sont conservées dans notre logiciel de comptabilité; veuillez noter que nous ne pouvons pas accéder à l’intégralité du numéro de carte une fois saisi dans le logiciel.

Les dossiers des clients seront conservés pendant la durée nécessaire à la prestation des services ou conformément aux lois et règlements régissant notre pratique. Selon les normes de l’Ordre des psychologues du Québec, par exemple, nous sommes responsables de la sauvegarde et de la conservation de toutes les informations relatives aux clients pour une période de 5 ans à partir de la date du dernier service professionnel fourni. Après cette période de cinq ans, les dossiers des clients peuvent être supprimés et les dossiers physiques peuvent être déchiquetés.

Le Centre de neuropsychologie et de counseling de l’ouest-de-l’Île ne communiquera aucun renseignement sur les clients à des entités tierces sans le consentement écrit explicite du client. Nous ne partagerons pas les informations sur les clients avec des tiers à des fins de marketing. Nous maintenons une liste de courriels pour tenir les abonnés au courant des groupes et des ateliers à venir, et nous offrons une option de désabonnement au bas de ces courriels. Si un client souhaite accéder à son dossier personnel, le thérapeute ou le clinicien évaluera quelles informations peuvent être divulguées conformément à la réglementation en vigueur.

Toute violation présumée de la vie privée fait l’objet d’une enquête immédiate et d’une résolution afin d’éviter tout préjudice à nos clients.

La présente politique de confidentialité peut être mise à jour périodiquement pour refléter les modifications apportées aux lois applicables ou à nos pratiques en matière d’informations personnelles. La version révisée de la politique de confidentialité sera publiée sur notre site web.

Pour toute question concernant la protection de la vie privée, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée, Dre Vicki Veroff, à l’adresse drveroff@wincc.ca.